Resume MSDM (pertemuan 1 - 5)

Nama : Gunawan Supriyanto
Nim   : 10.410.10.0140
Dosen : Ibu Diah

PERTEMUAN 1

(pentingnya SDM dalam organisasi)

Manajemen adalah suatu bidang ilmu pengetahuan yang berusaha secara sistematis untuk memahami mengapa dan bagaimana manusia bekerja sama untuk mencapai tujuan dan membuat sistem kerjasama ini lebih bermanfaat bagi kemanusiaan  (Luther Gulick)

Manajemen sebagai seni: yaitu seni di dlm menyelesaikan pekerjaan melalui orang

Lain

Manajemen Sebagai Profesi  Menurut Edgar H.S. terdapat 3 kriteria:

1. Para profesional membuat keputusan atas dasar prinsip-prinsip umum

2. Para profesional mendapatkan status karena mencapai standar prestasi kerja

3. Para profesional ditentukan oleh kode etik, dengan disiplin untuk mereka yang menjadi kliennya.

PENGERTIAN DASAR MANAJEMEN

Manajemen adalah suatu proses mengelola mulai dari merencanakan, mengorganisasikan, memimpin dan mengendalikan pekerjaan anggota-anggota organisasi dan proses penggunaan semua sumber daya organisasi untuk mencapai sasaran (tujuan-tujuan) yang telah ditetapkan (Stoner& Wankel).

Manajemen adalah proses tertentu yang terdiri darikegiatan merencanakan, mengorganisasikan, menggerakkan sumber daya manusia dan sumber daya lain untuk mencapai tujuan yg telah ditetapkan

(Terry, GR)

Dapat disimpulkan pengertian manajemen:

Manajemen selalu diterapkan dalam hubungan dengan usaha suatu kelompokmanusia.

Dalampengertian manajemen selalu terkandung tujuan tertentu yang akan dicapai oleh kelompok yang bersangkutan

Tujuan dari manajemen :

1. Mencapai tujuan

2. Menjaga keseimbangan diantara tujuantujuan yang saling bertentangan

3. Mencapai efisiensi dan efektivitas

Efektif : Melakukan sesuatu yang benar Kemampuan untuk memilih sasaran yang

tepat
Efisien : Melakukan sesuatu dengan benar input output.

organisasi
Organisasi adalah Sebuah pengaturan sistematis orang dibawa bersama untuk mencapai beberapa tujuan tertentu, berlaku untuk semua organisasi nirlaba untuk-serta tidak-forprofit organisasi Dimana manajer bekerja (mengelola).

Karakterisitk organisasi :

– Goals

– Structure

– People

Keberhasilan Organisasi

·        Mampu tidaknya manajer menjalankan fungsi

manajemennya

·        Tersedianya tenaga operasional yg trampil sesuai

dengan bidangnya

·        Tersedianya anggaran yg memadai

·        Tersedianya sarana & prasarana kerja

·        Adanya mekanisme kerja yg sesuai

·        Iklim kerja yg positif

Lingkungan internal

Variabel-variabel (kekuatan dan kelemahan) yang ada di dalam organisasi tetapi biasanya tidak dalam pengendalian jangka pendek dari manajemen puncak Yaitu :

·        Struktur

Cara bagaimana perusahaan diorganisasikan yang berkenaan

dengan komunikasi, wewenang, dan arus kerja.

·        Budaya

Sekumpulan keyakinan, harapan dan nilai yang dipelajari dan

dibagikan oleh anggota-anggota organisasi dan disampaikan dari

satu generasi ke generasi berikutnya.

·        Sumber daya

Aset yang merupakan bahan baku bagi produksi barang dan jasa

organisasi., meliputi : karyawan, fasilitas organisasi, dll

·        Pemegang Saham

Individu/organisasi yang ikut sertamemiliki satu atau lebih saham

Perusahaan

Sumber daya yang di perlukan :

1.      Men

2.      Money

3.      Machine

4.      Material

5.      Method

Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM)

kebijakan dan praktik yang dibutuhkan seseorang untuk menjalankan aspek “orang” atau sumber daya manusia dari posisi seorang manajemen, meliputi perekrutan, penyaringan, pelatihan, pengimbalan, dan penilaian.

Peran Manajemen SDM

Administratif Operasional & Penasihat Strategis Fokus Pemrosesan admnistratif dan penyimpanan catatan Dukungan operasionalmewakili karyawan karyawan Seluruh organisasi

Waktu Jangka pendek (< 1 th) Jangka menengah (1-2 th) Jangka panjang (2-5 th) Aktivitas Khusus  Memberikan tunjangan.

• Mengadakan orientasi karya baru

• Menerjemahkan kebijakan dan prosedur SDM

• Mempersiapkan laporan

• Mengatur program kompensasi

• Merekrut dan menyeleksi

• Mengadakan pelatihan

• Menyelesaikan keluhan karyawan

• Mengemukakan kekhawatiran karyawan

• Mengevaluasi tren dan persoalan angkatan kerja

• Terlibat dlm perencanaan  pengembangan angkatan kerja masy.

• Membantru restrukturisasi

• Menganjurkan merger

• Merencanakan strategi kompenasasi.

PERTEMUAN 2

(Strategi MSDM)

Desain Organisasi Tradisional

• Struktur Sederhana

Struktur organisasi dengan departementalisasi rendah, rentang kendali luas, wewenang terpusat dan formalisasi rendah.

• Struktur Fungsional

Struktur organisasi yang mengelompokkan spesialisasi pekerjaan yang serupa dalam satu kelompok.

• Struktur Divisional

Struktur organisasi yang terdiri atas unit atau divisi yg terpisah atau semi otonom.

Empat Pilar Pengorganisasian :

• Pilar Pertama : Pembagian kerja (division of work) / Spesialisasi Kerja

• Pilar Kedua : Pengelompokan Pekerjaan (Departmentalization)

• Pilar Ketiga : Penentuan relasi antar bagian dalam organisasi (hierarchy)

• Pilar Keempat : Penentuan mekanisme untuk mengintegrasikan aktifitas antar bagian dalam organisasi / koordinasi (coordination)

Fungsi MSDM :

• Fungsi Perencanaan

Perencanaan SDM (human recources planing) adalah perencanaan

tenaga kerja secara efektif serta efisien agar sesuai dengan kebutuhan

perusahaan dalam membantu terwujudnya tujuan. Perencanaan

dilakukan dengan menetapkan program kepegawaian. Program

kepegawaian meliputi pengorganisasian, pengarahan, pengendalian,

pengadaan, pengembangan, kompensasi, pengintegrasian,

pemeliharaan, kedisiplinan dan pemberhentian karyawan.

• Fungsi Rekruitmen dan Seleksi

SDM melakukan perekrutan dan seleksi tenaga kerja yang dibutuhkan oleh perusahaan. Dalam proses seleksi, departemen sumber daya manusia melakukan penyaringan melalui wawancara, tes, dan menyelidiki latar belakang pelamar.

• Fungsi Pelatihan dan Pengembangan

adalah proses peningkatan keterampilan teknis, teoritis, konseptual dan moral karyawan melalui pendidikan dan pelatihan.pendidikan dan pelatihan yang diberikan harus sesuai dengan kebutuhan pekerjaan masa kini maupun masa depan.

• Fungsi Keamanan dan Kesehatan

Setiap perusahaan wajib untuk memiliki dan melaksanakan program keselamatan untuk mengurangi kejadian yang tidak diinginkan dan menciptakan kondisi yang sehat. Departemen sumber daya manusia mempunyai tanggung jawab utama untuk mengadakan pelatihan tentang keselamatan kerja, mengidentifikasi dan memperbaiki kondisi yang membahayakan tenaga kerja, dan melaporkan adanya kecelakaan kerja

• Fungsi Kompensasi dan Kesejahteraan

 Kompensasi (compensation) adalah pemberian balas jasa langsung (direct) dan tidak langsung (indirect), uang atau barang kepada karyawan sebagai imbalan jasa yang diberikan kepada perusahaan. Prinsip kompensasi adalah adil dan layak. Adil diartikan sesuai dengan prestasi kerjanya, layak diartikan dapat memenuhi kebutuhan primernya serta berpedoman pada batas upah minimum pemerintah dan berdasarkan internal dan eksternal konsistensi.

• Fungsi Penilaian Kinerja

Penilaian kinerja sumber daya manusia merupakan tanggung jawab departemen sumber daya manusia dan para manajer. Para manajer menanggung tanggung jawab utama untuk mengevaluasi bawahannya dan departemen sumber daya manusia bertanggung jawab untuk mengembangkan bentuk penilaian kinerja yang efektif dan memastikan bahwa penilaian kinerja tersebut dilakukan oleh seluruh bagian perusahaan.

• Fungsi Penelitian

departemen SDM melakukan analisis terhadap masalah individu dan perusahaan serta membuat perubahan yang sesuai.

• Hubungan Pekerja

  departemen SDM berperan aktif dalam melakukan negosiasi dan mengurus masalah persetujuan dengan pihak serikat pekerja.

Manajer Lini dan Manager Staf SDM

• Line manager Seorang manajer yang berwenang untuk mengarahkan pekerjaan bawahan dan bertanggung jawab untuk menyelesaikan tugastugas organisasi.

• Staff manager A manager who assists and advises line managers.

Cooperative Line and Staff HR Management:

1. Tanggung jawab manajer lini adalah untuk menentukan kualifikasi karyawan yang   dibutuhkan untuk mengisi jabatan/posisi tertentu.

2. Manajer staf kemudian mengembangkan sumber-sumber pelamar yang memenuhi syarat dan melakukan wawancara penyaringan awal

3. Mengelola tes yang sesuai dan menunjuk pelamar terbaik untuk kemudian melakukan wawancara dengan manajer lini.

Persamaan dan perbedaan Human Resource Department (HRD),Personnel Department

Persamaan manajemen Personalia dan MSDM adalahkeduanya merupakan ilmu yang mengatur unsur manusia dalam suatu organisasi, agar mendukung terwujudnya tujuan.

Perbedaannya :

• MSDM dikaji secara makro (: tidak hanya menyangkut suatu proses dan sistem saja, tetapi secara psikologi dan perilaku karyawannya) dan Manajemen personalia dikaji secara mikro.

• MSDM menganggap bahwa karyawan adalah asset (kekayaan) utama organisasi, jadi harus dipelihara dengan baik. Manajemen personalia menganggap karyawan adalah faktor produksi, jadi harus dimanfaatkan secara produktif. Tantangan Strategik HRD

• Rencana Strategis

Sebuah rencana perusahaan yang disesuaikan dengan kekuatan dan kelemahan internal perusahaan dan juga dengan peluang dan tantangan eksternal perusahaan untukmempertahankan keunggulan kompetitif.

 3 tantangan dasar :

– Kebutuhan untuk mendukung produktivitas perusahaan dan upaya peningkatan kinerja..

– Memperluas peran karyawan sebagai upaya untuk meningkatkan kinerja perusahaan.

– Manager HRD harus terlibat dalam merancang (tidak hanya sebagai pelaksana) rencana strategis perusahaan.

The Strategic Management Process

• Strategic management Proses mengidentifikasi dan melaksanakan misi

organisasi dengan mencocokkan kemampuan dengan tuntutan lingkungannya.

• Strategy Rencana jangka panjang perusahaan yang akan menyesuaikan kekuatan dan kelemahan internal dengan peluang dan ancaman eksternal untuk mempertahankan keunggulan kompetitif.

Types of Strategic Planning

·        Strategi korporasi : untuk mengidentifikasi

            ramuan bisnis yang akan dimasuki perusahaan.

·        Strategi bersaing tingkat bisnis : mengidentifikasi

bagaimana masing-masing bisnis perusahaan akan bersaing.

·        Strategi fungsional : mengidentifikasi bagaimana manufacturing, penjualan dan fungsi lain dari unit akan menyumbangkan kepada strategi bisnis Types of Strategic Planning.

·        Corporate-level strategy

Mengidentifikasi portofolio bisnis yang secara total

terdiri dari perusahaan dan cara-cara di mana bisnis

tersebut berhubungan satu sama lain.

Functional strategies

Mengidentifikasi kegiatan dasar dari setiap departemen dalam rangka membantu perusahaan mencapai tujuan kompetitifnya.

Strategic Human Resource Management :

– Menghubungkan manajemen sumberdaya manusia dengan tujuan strategis dan sasaran dalam rangka untuk meningkatkan kinerja bisnis dan mengembangkan budaya organisasi yang mendorong inovasi dan fleksibilitas

– Merumuskan dan melaksanakan sistem sumberdaya manusia (kebijakan dan aktivitasnya), untuk menciptakan kompetensi karyawan dan perilaku organisasi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan strategis.

·        HR’S Strategic Roles  

HR profesional harus menjadi bagian dari tim eksekutif perencanaan strategis perusahaan.antara lain :

– Mengidentifikasi isu-isu yang penting untuk strategi bisnis (yg berhubungan dengan sumberdaya manusia)

– Membantu membangun dan melaksanakan strategi.

– Memberikan wawasan alternatif.

– Terlibat dalam menciptakan organisasi responsif dan berorientasi pasar..

– Membuat konsep dan melaksanakan perubahan Organisasi

·        HR’s Strategy Execution Role

Strategi, kebijakan dan aktivitas dari HRD haruslah sesuai dan mendukung strategi

perusahaan.

·        HR’s Strategy Formulation Role

Bagian HR akan membantu top manajemen untuk merumuskan strategi perusahaan dengan

bermacam-macam cara:

– Menyediakan intelijen yang kompetitif yang mungkin berguna bagi proses perencanaan strategis

– Menyediakan informasi yang menyangkut kekuatan dan kelemahan sumberdaya manusia dalam organisasi

– Membangun hal-hal yang bersifat persuasif yang akan menunjukkan bagaimana (secaraterukur dan khusus) aktivitas perusahaan dapat dan memberi kontribusi untuk menambah nilai perusahaan

PERTEMUAN 3

(PERENCANAAN SDM)

Faktor Penyebab Perubahan Kebutuhan SDM :

a. Perubahan dalam lingkungan eksternal seperti ekonomi, politik, teknologi dan persaingan.

b. Perubahan keputusan internal seperti strategi, budget, ramalan penjualan, ekspansi, rancangan organisasi dan rancangan pekerjaan.

c. Perubahan tenaga kerja organisasi seperti adanya pegawai yang pensiun (retirement), mengundurkan diri (resignation), PHK (termination), meninggal dunia, pegawai sakit, dll.

   

Job Analysis/Analisa Pekerjaan :

• Organisasi memberikan pekerjaan yang terpisah dan jelas bagi setiap orang serta menjamin pekerjaan itu terkoordinasi sedemikian rupa dalam rangka mencapai tujuan.

• Setelah organisasi menyusun strukturnya, tersusunlah pekerjaan-pekerjaan yang perlu ditangani oleh orang-orang

• Analisis pekerjaan adalah prosedur untuk menetapkan (1) cakupan pekerjaan dan (2) kriteria orang yang menangani pekerjaan itu.

Tujuan Analisa Pekerjaan

• Untuk mendapatkan informasi tentang:

• Aktivitas kerja_apa saja aktivitas yang akan dilaksanakan

• Perilaku manusia_bagaimana dlm mengambil keputusan,

kemampuan bekerja, melakukan perjalanan

• Mesin/alat_ yg dibutuhkan utk keberlangsungan pekerjaan

• Standar kinerja_pengukuran ttg kualitas, kuantitas, dan kecepatan untuk setiap pekerjaan

• Konteks jabatan_bagaimana interaksi jabatan, insentif yang ada

• Tuntutan manusiawi_kebutuhan ketrampilan, pengetahuan dalam melakukan kerja

Bedakan anatara lain :

1.      Job Analysis: Proses yang sistematis dari menghimpun informasi dari tugas, kewajiban dan tanggung jawab dari pekerjaan tertentu.

2.      Job Description: pernyataan faktual dan terorganisasi perihal kewajiban dan tanggung jawab pekerjaan tertentu (menggambarkan pekerjaan/jabatan dengan sangat baik).

3.      Job Specification: menunjukkan kualitas yang disyaratkan bagi pelaksanaan yang dapat diterima. (Spesifikasi pekerjaan disusun dari uraian pekerjaan serta uraian “ciri-ciri manusia dan pengalaman yang diperlukan untuk bekerja dengan baik”, dan akan menentukan tipe orang yang perlu direkrut dan kualitas yang perlu diuji)

4.      Job Evaluation: proses sistematik dan beruntun untuk menentukan nilai suatu pekerjaan (menentukan kompensasi).

Kegunaan Informasi Analisis Pekerjaan:

• Perekrutan dan seleksi

• Kompensasi

• Penilaian kinerja

• Pelatihan

• Keselamatan & kesehatan kerja

• Hubungan antar pekerja

• Pertimbangan hukum

Proses Analisa Pekerjaan :

1. Menentukan penggunaan informasi/alat yang

digunakan untuk menganalisa

2. Meninjau informasi yang terkait sbg latar belakang (struktur organisasi; proses kerja, dll)

3. Menyeleksi jabatan yang akan dianalisis

4. Mengumpulkan data

5. Meninjau informasi itu dengan pihak lain yang berkepentingan

6. Menyusun uraian dan spesifikasi jabatan/pekerjaan

Beberapa Perencanaan SDM antara lain :

• Perencanaan tenaga kerja adalah proses peramalan, pengembangan, pengimplementasian dan pengontrolan yang menjamin perusahaan mempunyai kesesuaian jumlah pegawai, penempatan pegawai secara benar, waktu yang tepat, yang secara otomatis lebih bermanfaat”. (George Milkovich dan Paul C. Nystrom)

• Perencanaan SDM, sebagai proses yang menjamin keberlangsungan pengembangan organisasI. “Kita menilai dimana kita; menilai akan kemana kita; kita mempertimbangkan pengaruh tujuan terhadap kebutuhan di masa yang akan datang dan kebutuhan penyediaan SDM dan mencoba mencocokkan permintaan dan penyediaan sehingga membuat kesesuaian antara tujuan kebutuhan organisasi di masa yang akan datang” (Stephen Robbin )

• Perencanaan SDM adalah proses yang dilakukan para manajer untuk menjamin bahwa mereka memiliki jumlah dan jenis orang yang tepat di tempat yang tepat, dan pada saat yang tepat, yang mampu menyelesaikan sejumlah tugas yang dibebankan secara efektif dan efisien. Melalui perencanaan, organisasi dapat menghindari kekurangan dan kelebihan dana. (Robbin dan Coulter (2009,h.346))

• Perencanaan menyangkut: Kualitas dan Kuantitas yang tepat, Waktu dan posisi yang tepat, dan perhatian yang maksimal terhadap tujuan individual dan organisasional

Fungsi Perencanaan SDM

• Individual

– mengetahui secara pasti rencana ketenagakerjaan dari organisasi

– memungkinkan pekerja untuk menyusun pengembangan karir bagi dirinya sendiri

Contohnya antara lain  :

• Bagaimana kemampuan pengembangan jenjang karirnya

• Kemampuan apa yang harus dimiliki untuk memungkinkan dirinya menduduki suatu jabatan tertentu

• Waktu yang terbaik untuk menjangkau karir tesebut Fungsi Perencanaan SDM

• Organisasi

• membantu pimpinan organisasi dalam upaya mendaya-gunakan SDM yang ada_efisiensi

• mampu menarik tenaga kerja yang benar-benar dibutuhkan, baik secara kuantitatif atau kualitatif yang dilakukan pada waktu yang tepat.

• menambah kuatnya daya saing organisasi terhadap organisasi lain.

Prosedur Perencanaan SDM :

• Menetapkan secara jelas kualitas dan kuantitas SDM yang dibutuhkan.

• Mengumpulkan data dan informasi tentang SDM. Mengelompokkan data dan informasi serta menganalisisnya.

• Menetapkan beberapa alternative.

• Memilih yang terbaik dari alternative yang ada menjadi rencana.

• Menginformasikan rencana kepada para karyawan untuk direalisasikan.

Keuntungan Perencanaan SDM:

• Manajemen puncak memiliki pandangan yang lebih baik terhadap dimensi SDM atau terhadap keputusankeputusan bisnisnya.

• Biaya SDM menjadi lebih kecil.

• Tersedianya lebih banyak waktu untuk melakukan proses recruitment-seleksi_antisipasi kebutuhan.

• Adanya kesempatan yang lebih baik untuk melibatkan golongan minoritas didalam rencana masa yang akan datang.

• Pengembangan para manajer dapat dilaksanakan dengan lebih baik.

PERTEMUAN 4

(Rekrutmen & Seleksi)

Rekrutmen adalah Proses pencarian atau mengundang calon-calon tenaga kerja yang mempunyai kemampuan sesuai dengan rencana dan kebutuhan organisasi di waktu tertentu,

untuk melamar kerja Seleksi ataupun Proses memilih seseorang dari kelompok pelamar yang

paling cocok/mampu menduduki posisi tertentu dan

untuk organisasi.

Jenis rekrutmen :

·        Rekrutmen Internal

proses untuk mendapatkan tenaga kerja atau SDM yang dibutuhkan denganmempertimbangkan tenaga kerja yang sudah ada atau yang sudah dimiliki oleh perusahaan

·        Rekrutmen Eksternal

 perusahaanmendapatkan tenaga kerja atau SDM yang akan ditempatkan pada suatu jabatan tertentu dengan memperolehnya dari luar perusahaan, atau seringkali dinamakan sebagai outsourcing.

Keuntungan Rekrutmen Internal :

– Biaya relatif murah, karena tidak perlu proses seleksi seperti rekrutmen external.

– Organisasi mengetahui pekerja yang memiliki kemampuan untuk jabatan yang kosong.

– Pekerja memiliki motivasi yang tinggi krn mengetahui kemungkinan peningkatan

– Pengembangan karier jelas

– Pekerja telah memahami secara baik kebijakan, prosedur, ketentuan dan kebiasaan organisasi.

Kerugian Rekrutmen internal :

• Tidak selalu memberikan perspektif baru

• Pekerja yang dipromosikan akrab dengan bawahannya sehingga sulit menjalankan kewenangan dan kekuasaannya.

Rekrutmen Eksternal :

Media :koran,jurnal perdagangan,radio,TV Badan penyalur tenaga kerja Pemerintah Swasta

Lembaga pendidikan :mahasiswa magang,iklan kampus Organisasi karyawan Organisasi profesi Rekomendasi karyawan Open house/Job Fairs On line.

Keunggulan :

• Memiliki gagasan dan pendekatan baru

• Bekerja mulai dengan lembaran bersih dan memperhatikan spesifikasi pengalaman

• Tingkat pengetahuan dan keahlian tidak tersedia dalam perusahaan yang sekarang.

Kelemahan :

• Moral dan komitmen karyawan rendah

• Periode penyesuaian yang relatif lama.

PERTEMUAN 5

(Pelatihan dan Pengembangan)

• Karyawan Orientasi
- Prosedur untuk karyawan baru dengan dasar latar belakang informasi tentang perusahaan.
• Orientasi konten
- Informasi tentang manfaat karyawan
- Personil kebijakan
- Rutinitas sehari-hari
- Perusahaan organisasi dan operasi
- Langkah-langkah keamanan dan peraturan
- Fasilitas tur

Mengorientasikan Karyawan (lanjutan)
• Orientasi sukses harus mencapai
empat hal bagi karyawan baru:
- Membuat mereka merasa diterima dan nyaman.
- Bantulah mereka memahami organisasi dalam arti luas akal.
- Jelaskan kepada mereka apa yang diharapkan dalam hal kerja dan perilaku.
- Bantulah mereka memulai proses menjadi disosialisasikan ke dalam cara perusahaan bertindak dan melakukan hal.

Pelatihan & Pengembangan

• Tujuan:

– Memperbaiki efektifitas kerja untuk mencapai hasil-hasil kerja yang telah ditetapkan

• Dilakukan dengan:

– training/pelatihan memperbaiki penguasaan ketrampilan dan teknik pelaksanaan pekerjaan

– Pengembangan_peningkatan kemampuan secara lebih luas, sikap, dan kepribadian

Proses Pelatihan dan Pengembangan
• Analisis kebutuhan
- Mengidentifikasi keterampilan kinerja pekerjaan yang dibutuhkan, menilai calon trainee
keterampilan, dan mengembangkan tujuan.
• desain instruksional
- Menghasilkan isi program pelatihan, termasuk workbook, latihan, dan kegiatan.
• Validasi
- Menyajikan (mencoba) pelatihan kepada khalayak perwakilan kecil.